How to Write an Apology letter in Hindi ? | गलती के लिए माफी पत्र कैसे लिखे ?

Learn to write an apology letter in Hindi with examples – माफी पत्र लिखना सीखें उदाहरण के साथ

परिचय

दुनिया में ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो हर बार सही काम करती हो।

गलतियाँ होती हैं, चीजें गलत हो जाती हैं या गलत संचार आपके कर्मचारियों या आपके ग्राहकों के लिए आदर्श से कम स्थिति पैदा करता है।

यह सब मानव होने का हिस्सा है।

हालाँकि, हम हर समय सब कुछ सही होने की उम्मीद नहीं कर सकते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि एक ब्रांड के रूप में आपके दर्शकों को आपसे उच्च उम्मीदें नहीं हैं। जब कुछ योजना के अनुसार नहीं होता है, तो आप कैसे प्रतिक्रिया करते हैं यह महत्वपूर्ण है।

अधिकांश लोग क्षमा करने में सक्षम हैं। हालाँकि, अधिकांश लोग क्षमा की अपेक्षा भी रखते हैं। और वे केवल सामान्य "हमें बहुत खेद है" सुनना नहीं चाहते। वे ऐसी माफी की उम्मीद करते हैं जिसका कोई मतलब हो।

तो, एक अच्छा माफी पत्र कैसा दिखता है? सीखने के लिए पढ़ते रहें:

माफी पत्र वास्तव में क्या है?
माफ़ी मांगने की कला
5 चरणों में एक अच्छा माफी पत्र कैसे लिखें और साझा करें
5 प्रकार के क्षमा पत्र (उदाहरण सहित)
किसी ग्राहक को माफी पत्र लिखने के लिए एक टेम्पलेट

How to Write an Apology letter in Hindi ?

माफी पत्र वास्तव में क्या है? | What exactly is an apology letter?

माफी पत्र काफी आत्म-व्याख्यात्मक लग सकता है। यह एक पत्र है जो क्षमा मांगता है।

लेकिन आपके ग्राहकों के लिए, माफी पत्र और भी बहुत कुछ दर्शाता है। अपने ग्राहकों को माफी पत्र जारी करने से उन्हें पता चलता है कि आप उनकी परवाह करते हैं, आप अपनी गलती को ठीक करने के लिए उनके पास पहुंच रहे हैं, और आप यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि गलती दोबारा न हो।

माफी पत्र कई अलग-अलग रूप ले सकते हैं। यह ईमेल, कॉल या वीडियो संदेश के माध्यम से भेजा गया संदेश या किसी वेबसाइट पर पोस्ट किया गया कोई बयान हो सकता है। पत्र की लंबाई और इसे ग्राहकों तक कैसे पहुंचाया जाता है, यह आमतौर पर मुद्दे की गंभीरता पर निर्भर करता है - लेकिन हम इस पर थोड़ी देर बाद चर्चा करेंगे।

माफी पत्र में सबसे महत्वपूर्ण बात यह होनी चाहिए कि आप अपने ग्राहक के साथ संबंध बनाएं। इसे बड़े पैमाने पर वितरित किया जा सकता है, लेकिन जब आपका ग्राहक इसे पढ़ता है, तो इसे वैयक्तिकृत महसूस करना चाहिए - जैसे कि यह सिर्फ उनके लिए लिखा गया था।

माफ़ी मांगने की कला | Art of Apology

माफ़ी मांगना हमेशा आसान नहीं होता. वे हमेशा स्वाभाविक रूप से नहीं आते हैं, खासकर जब कोई यह स्वीकार नहीं करता है कि उसने कुछ भी गलत किया है।

ऐसा तब होता है जब हमें आधी-अधूरी माफी मिलती है, जैसे कि अगर आपकी भावनाएं आहत हुई हैं तो मुझे खेद है या मुझे खेद है लेकिन आप नहीं समझते।

हालाँकि ये क्षमायाचनाएँ तकनीकी रूप से कह सकती हैं कि आपको खेद है, लेकिन ये वास्तविक नहीं लगतीं। वे वास्तव में तुच्छ या उपेक्षापूर्ण महसूस कर सकते हैं - जो परेशान ग्राहकों को और भी दूर धकेल सकता है। यदि आपको अपनी पहली गलती पर अधिक नकारात्मक प्रतिक्रिया नहीं मिली, तो एक लापरवाह आधी माफ़ी और भी अधिक नकारात्मक ध्यान आकर्षित कर सकती है।

2019 की छुट्टियों के मौसम के दौरान जारी किए गए पेलोटन विज्ञापन पर विचार करें जहां एक पत्नी को अपने पति से उनकी ट्रेंडी स्पिन बाइक में से एक उपहार में मिली। पहले से ही फिट महिला को फिटनेस यात्रा पर ले जाने के लिए विज्ञापन का मज़ाक उड़ाया गया था।

लेकिन असली प्रतिक्रिया पेलोटन की माफ़ी से आई। विज्ञापन पर कुछ दर्शकों द्वारा उठाए गए मुद्दों को स्वीकार करने के बजाय, कंपनी के एक प्रवक्ता ने कहा कि वे "इस बात से निराश हैं कि कैसे कुछ लोगों ने विज्ञापन की गलत व्याख्या की है।"

कहने की जरूरत नहीं है कि लोग उस माफ़ी से बहुत खुश नहीं थे। यह स्वीकार करने के बजाय कि कंपनी कहाँ फिसल गई होगी, यह "इसे प्राप्त नहीं करने" के लिए उन पर दोष मढ़ती है, भले ही ब्रांड को खुद ऐसा न लगे कि उन्होंने कुछ भी गलत किया है।

तो, माफ़ी मांगने का सही तरीका क्या है? आइए कुछ चरणों के माध्यम से काम करें।

5 चरणों में एक अच्छा माफी पत्र कैसे लिखें और साझा करें | How to Write and Share a Good Apology Letter in 5 Steps

एक अच्छा माफी पत्र लिखने में कुछ अभ्यास की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन शुरुआत करने के लिए यहां पांच चरणों का पालन करना होगा।

1. अपने विचारों को एकत्रित करने के लिए स्वयं को कुछ समय दें।

जब कोई गलती होती है या कोई ग्राहक अपनी नाखुशी व्यक्त करता है, तो आप तुरंत प्रतिक्रिया दे सकते हैं। हो सकता है कि आप अपना बचाव करना चाहें या रिकॉर्ड सही करने के लिए अत्यधिक माफी मांगना शुरू कर दें।

हालाँकि आप निश्चित रूप से प्रतिक्रिया जारी करने से पहले बहुत लंबा इंतजार नहीं करना चाहते हैं, लेकिन आप बहुत जल्दी प्रतिक्रिया भी नहीं देना चाहते हैं। यदि आप इस बात को लेकर भावुक, परेशान या भ्रमित महसूस कर रहे हैं कि क्या हुआ और आपके ग्राहक खुश क्यों नहीं हैं, तो आप सबसे पहले शांत होने, तथ्यों को इकट्ठा करने और समाधान निकालने के लिए समय निकालना चाहेंगे।

भावनात्मक प्रतिक्रियाएँ, विशेषकर वे जो गुस्से वाली होती हैं, सभी गलत कारणों से ध्यान आकर्षित कर सकती हैं। यदि आप अपनी प्रतिक्रिया में रक्षात्मक लगते हैं, तो आप पेलोटन की तरह लगने का जोखिम उठाते हैं - जैसे कि आप मानते हैं कि आपका ग्राहक परेशान होने के लिए गलत है।

अपने विचारों को एकत्र करने के लिए स्वयं को समय दें, चाहे वह केवल कुछ मिनट हों या पूरा दिन। फिर भी, तुरंत प्रतिक्रिया देना पसंद करें, लेकिन एक अच्छी तरह से तैयार की गई प्रतिक्रिया तैयार करने के लिए खुद को आवश्यक समय दें।

2. स्थिति को ग्राहक के नजरिए से देखें।

याद कीजिए जब आप बच्चे थे और आपसे पूछा गया था कि अगर कोई आपके साथ ऐसा करे तो आपको कैसा लगेगा? अपने आप को दूसरे व्यक्ति के स्थान पर रखना सहानुभूति का एक बड़ा अभ्यास है और यह आपके माफी पत्र को मजबूत करने में मदद कर सकता है।

यदि आप स्थिति को केवल अपने दृष्टिकोण से देख रहे हैं, तो वास्तव में यह समझना मुश्किल हो सकता है कि आपका ग्राहक परेशान क्यों है। और क्योंकि आप सत्ता की स्थिति में हैं, आप शायद पर्दे के पीछे के उन फैसलों के बारे में अधिक जानते हैं जिनके कारण गलती हुई, इसलिए आप आलोचना के प्रति पक्षपाती हो सकते हैं।

इस बारे में सोचें कि यदि कोई ब्रांड जिसे आप पसंद करते हैं वह आपके साथ वैसा ही व्यवहार करे तो आपको कैसा लगेगा। चाहे आपका विज्ञापन ख़त्म हो गया हो या आपके ग्राहक सेवा प्रतिनिधि किसी समस्या को हल करने में मदद करने को तैयार न हों, एक पल के लिए खुद को अपने ग्राहकों की जगह पर रखें।

आप कैसा महसूस कर रहे होंगे? आप किन विशिष्ट बातों का ध्यान रखेंगे? क्या चीज़ स्थिति को फिर से "सही" बनाएगी?

यदि यह मदद करता है, तो उन सभी बिंदुओं की एक सूची बनाएं जिन्हें आप एक ग्राहक के रूप में सुनना चाहेंगे। फिर आप अपने माफी पत्र का मसौदा तैयार करते समय इस सूची का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि आप कुछ भी न छोड़ें।

3. जो गलत हुआ उसे साझा करें-लेकिन बहाने न बनाएं।

जो गलत हुआ उसे समझाने और बहाने बनाने के बीच एक महीन रेखा हो सकती है। हालाँकि आपके ग्राहक संभवतः उन घटनाओं की श्रृंखला जानना चाहते हैं जिनके कारण गलती हुई, उन्हें यह सुनने की ज़रूरत नहीं है कि वास्तव में गलती किसकी है और यह वास्तव में आपकी गलती क्यों नहीं है।

हो सकता है कि आपको अपने ग्राहकों के साथ जो हुआ उसका वास्तविक विवरण साझा करना पसंद न हो, लेकिन यदि आप ऐसा करेंगे तो वे इसकी सराहना करेंगे।

अपना स्पष्टीकरण संक्षिप्त और सटीक रखें। आवश्यकता से अधिक साझा न करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप पर्याप्त जानकारी साझा कर रहे हैं ताकि ऐसा न लगे कि आप कुछ छिपाने की कोशिश कर रहे हैं। इस स्तर पर, आप अपनी भीड़ पर फिर से भरोसा करना चाहते हैं, इसलिए मूल रूप से उतना ही सीधा रहने का प्रयास करें जितना अपेक्षित हो।

4. कोई समाधान प्रस्तुत करें

आपके ग्राहक जानना चाहते हैं कि आपने उनकी शिकायतें सुनी हैं, आप समझते हैं कि वे कहाँ से आ रही हैं, और आप समस्या को हल करने के लिए काम कर रहे हैं।

यदि आपकी गलती से आपके ग्राहकों का पैसा या समय बर्बाद होता है, तो उन्हें प्रतिपूर्ति करने या उनकी अगली खरीदारी पर छूट प्रदान करने की पेशकश करें। भले ही आप उन्हें उनका समय वापस देने में असमर्थ हैं, फिर भी आप उनके द्वारा बर्बाद किए गए समय की भरपाई करने के लिए एक सद्भावनापूर्ण प्रयास कर सकते हैं।

संशोधन करने का भरसक प्रयास करें. यदि गलती के कारण बड़ी समस्या उत्पन्न हो गई है, तो अपने दर्शकों को बताएं कि आप समस्या को ठीक करने के लिए क्या कर रहे हैं और सुनिश्चित करें कि ऐसा दोबारा न हो।

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5. अपना पत्र सही व्यक्ति (या लोगों) के साथ साझा करें।

अब जब आपने एक मजबूत माफी पत्र लिखने का प्रयास किया है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह सही दर्शकों तक पहुंचे।

यदि आप छोटी, अपेक्षाकृत नियमित दुर्घटनाओं (जैसे अधिक शुल्क या विलंबित शिपमेंट) से निपट रहे हैं तो आप इन वैयक्तिकृत माफी पत्रों को एक-एक करके फैला सकते हैं। आप यह संदेश तब भेज सकते हैं जब कोई ग्राहक आपसे फ़ोन पर या चैट के माध्यम से सहायता के लिए संपर्क करता है।

जब ऐसा होता है, तो माफी पत्र वितरित करना या साझा करना आसान बनाने के लिए सही टूल का होना महत्वपूर्ण है। इसका मतलब है ग्राहकों से उस तरीके से जुड़ना जो उनके लिए सबसे अच्छा काम करे।

आमने-सामने पत्राचार के लिए, रिंगसेंट्रल एंगेज डिजिटल™ जैसा एक व्यापक संचार उपकरण यह सुनिश्चित कर सकता है कि आप चिंतित ग्राहकों के साथ उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप तरीके से जुड़ रहे हैं। रिंगसेंट्रल एंगेज डिजिटल के साथ, यदि कोई नाराज ग्राहक ईमेल द्वारा शिकायतें भेज रहा है और साथ ही ट्विटर पर आपको गुस्से में ट्वीट कर रहा है, तो आप ग्राहक की शिकायतों की पूरी तस्वीर प्राप्त करने के लिए इन पहचानों को जोड़ सकते हैं:

जब आप अपने माफी पत्र के साथ जवाब देने के लिए तैयार हों, तो आप इसे ग्राहक की पसंदीदा संचार पद्धति का उपयोग करके आसानी से भेज सकते हैं - शायद ग्राहक वास्तव में उन्हें बताने के लिए एक त्वरित फोन कॉल और एक ईमेल पुष्टिकरण चाहता है। एक सच्चा इंसान अपनी समस्या को स्वीकार करता है।

ऐसे कुछ उदाहरण हैं जहां आपको अपना माफी पत्र सार्वजनिक रूप से साझा करने की आवश्यकता हो सकती है। किसी बड़ी घटना के बाद - जो सोशल मीडिया पर वायरल हो जाती है या मीडिया का ध्यान आकर्षित करती है - आपको अपना संदेश जल्द से जल्द अधिक से अधिक लोगों तक पहुंचाने के तरीके खोजने होंगे।

इस समय, सोशल मीडिया, प्रेस विज्ञप्ति या ईमेल के माध्यम से भेजे गए बयान आपके माफी पत्र को सामूहिक रूप से प्राप्त करने का एक शानदार तरीका हो सकते हैं।

5 प्रकार के माफी पत्र (उदाहरण सहित)

क्या आपको अपना माफी पत्र शुरू करने के लिए कुछ प्रेरणा की आवश्यकता है? यहां पांच अलग-अलग प्रकार के माफी पत्र और अन्य ब्रांडों के प्रत्येक के उदाहरण दिए गए हैं।

Samples of Apology letter in Hindi

1. गलती के लिए ग्राहक को माफी पत्र | Apology letter to the customer for the mistake in Hindi

गलतियों में कई तरह की चीजें शामिल होती हैं, ग्राहक को गलत आइटम भेजने से लेकर आपूर्ति-श्रृंखला त्रुटि के कारण आपकी सबसे अधिक बिकने वाली वस्तु का खत्म हो जाना - जैसे कि यूके में केएफसी रेस्तरां के साथ क्या हुआ।

फ़ास्ट-फ़ूड रेस्तरां के लिए मुख्य भोजन चिकन ख़त्म होने के बाद लगभग 900 स्थानों को अस्थायी रूप से बंद करना पड़ा। माफी मांगने के लिए, ब्रांड ने डिजिटल मीडिया चैनलों और कुछ समाचार पत्रों और पत्रिकाओं में माफी जारी की।

केएफसी ने अपनी गलती स्वीकार कर ली है और साथ ही थोड़ी मस्ती भी कर रहे हैं। दिन के अंत में, उनकी दुर्घटना से ग्राहकों को कुछ असुविधा हुई, लेकिन अपना पसंदीदा तला हुआ चिकन न मिलने की हल्की जलन को आसानी से माफ किया जा सकता है।

क्या लें: खुद पर हंसने से न डरें। यदि गलती अपेक्षाकृत छोटी है और आपको लगता है कि आपके दर्शक दुर्घटना से बहुत परेशान नहीं हैं, तो अपनी माफी का आनंद लें - लेकिन कमरे को पढ़ना सुनिश्चित करें। आप बेवकूफ़ नहीं दिखना चाहेंगे।

2. देरी के लिए ग्राहक से माफ़ी कैसे मांगें | How to apologize to the customer for delay in Hindi

उपभोक्ताओं के रूप में, हम ऑर्डर देने के कुछ ही दिनों बाद (या कुछ स्थानों पर, उसी दिन भी) डिलीवरी और पैकेज प्राप्त करने के आदी हो गए हैं। जब वस्तुएँ समय पर नहीं पहुँचती हैं, तो यह आश्चर्य होना सामान्य है कि आपका पैकेज कहाँ है।

एंटी सोशल सोशल क्लब, एक स्ट्रीटवियर कपड़ों का लेबल, माल में गंभीर देरी का सामना कर रहा था, जिससे ग्राहक इतने निराश हो गए कि 5,000 से अधिक परेशान ग्राहकों ने एक याचिका पर हस्ताक्षर किए, जिसमें संघीय व्यापार आयोग से ब्रांड के खिलाफ कानूनी कार्रवाई करने के लिए कहा गया। अनुरोध किया गया था. संगठन ने तदनुसार पश्चाताप की अभिव्यक्ति व्यक्त की:

यद्यपि हम आपकी माफी जारी करने से पहले संभावित संघीय हस्तक्षेप की प्रतीक्षा करने की अनुशंसा नहीं करते हैं, एएसएससी उनकी समस्या को समझाने, असुविधा के लिए माफी मांगने और ग्राहकों को यह बताने का अच्छा काम करता है कि वे इस मुद्दे से अवगत हैं।

क्या लें: एएसएससी का माफी पत्र संक्षिप्त और सारगर्भित है। यह बिना कोई बहाना बनाए समस्या का कुछ संदर्भ प्रदान करता है और ग्राहकों को बताता है कि उन्होंने समस्या को हल करने और समस्या को दोबारा होने से रोकने के लिए क्या किया है।

3. खराब सेवा के लिए ग्राहक से माफी मांगना | Apologizing to the customer for poor service in Hindi

जब "खराब सेवा" की बात आती है, तो आपके टेकआउट ऑर्डर को तैयार होने के लिए 20 मिनट और इंतजार करना पड़ता है, और फिर यूनाइटेड एयरलाइंस के यात्री को 2017 में यात्रा से प्रभावी ढंग से छुटकारा मिल जाता है।

एक व्यक्ति को विमान से खींचे जाने का वीडियो सोशल मीडिया और समाचार आउटलेट्स पर वायरल होने के बाद, जिन यात्रियों ने इस घटना का प्रत्यक्ष अनुभव किया था और जिन्होंने इसे इंटरनेट पर देखा था, वे दोनों ही नाराज थे। इकट्ठे हुए राष्ट्रपति ने चीजों को सही करने की कोशिश करते हुए खेद पत्र का एक बयान भेजा:

हालाँकि माफी इस तरह की स्थिति के बाद ग्राहकों के विश्वास को फिर से बनाने की दिशा में पहला कदम है, यह पत्र कंपनी के लिए आगे की उम्मीदें निर्धारित करता है। केवल यह कहने के अलावा कि उन्हें खेद है, वे अपनी प्रक्रियाओं में सुधार के लिए आंतरिक समीक्षा और ऑडिट करने का वादा करके जवाबदेही की मांग करना जारी रखते हैं।

क्या लें: हालाँकि उम्मीद है कि आपका ख़राब ग्राहक अनुभव युनाइटेड के मामले जितना गंभीर नहीं था, फिर भी आप सीईओ के पत्र से बहुत कुछ सीख सकते हैं। अपने दर्शकों से जुड़ते समय सहानुभूति और समझदारी दिखाएं, और पहचानें कि कब चीजें केवल "मुझे क्षमा करें" से ठीक नहीं की जा सकतीं।

4. अधिक कीमत वसूलने के लिए ग्राहक को माफी पत्र लिखना | Writing an apology letter to the customer for overcharging in Hindi

हम खरीदारी और लेनदेन को प्रबंधित करने के लिए प्रौद्योगिकी पर बहुत अधिक निर्भर हैं। हालाँकि यह अधिकांश समय काम करता है, कभी-कभी किसी त्रुटि के कारण ग्राहकों से उनकी खरीदारी के लिए अधिक शुल्क लिया जा सकता है। होल फूड्स ने 2015 में ऐसी गलती का अनुभव किया था जब प्री-पैकेज्ड खाद्य पदार्थों पर वजन गलत लेबल किया गया था, जिससे ग्राहकों को उन वस्तुओं के लिए बहुत अधिक भुगतान करना पड़ा जो वे खरीद रहे थे।

जवाब में, सह-सीईओ जॉन मैके और वाल्टर रॉब ने एक माफी वीडियो जारी किया जिसमें बताया गया कि क्या हुआ और यह सुनिश्चित करने के लिए वे क्या कदम उठा रहे हैं कि ग्राहकों से आगे चलकर उचित शुल्क लिया जाए।

वीडियो में, रॉब स्पष्ट रूप से स्वीकार करता है कि उसने गलतियाँ कीं। वे विषय के इर्द-गिर्द नाचने की कोशिश नहीं करते या यह दिखावा नहीं करते कि गलती इतनी बड़ी नहीं थी।

क्या लें: वीडियो अपनी माफी साझा करने का एक शानदार तरीका हो सकता है, खासकर यदि आप एक साथ बड़ी संख्या में ग्राहकों से जुड़ने का प्रयास कर रहे हैं। वीडियो पर बात करते समय जो व्यक्तिगत स्पर्श आ सकता है, जिसमें भावनाओं को साझा करने की क्षमता भी शामिल है, वह आपको भावनाओं को साझा करने और अपने दर्शकों के साथ एक मजबूत संबंध बनाने में मदद कर सकता है।

5. अभद्र व्यवहार के लिए ग्राहक से माफ़ी मांगना | Apologizing to the customer for rude behavior

चाहे हम एक असभ्य वेटर के बारे में बात कर रहे हों, एक अकुशल ग्राहक सेवा प्रतिनिधि के बारे में, या एक क्रोधित विक्रेता के बारे में, किसी कर्मचारी का अशिष्ट व्यवहार, जिसे मदद के लिए वहाँ होना चाहिए, एक ब्रांड के साथ पूरे अनुभव को बर्बाद कर सकता है।

आप आमतौर पर येल्प जैसी समीक्षा साइटों पर इस प्रकृति की शिकायतें देख सकते हैं। हालाँकि इन मुद्दों को सीधे आपकी टीम तक नहीं पहुँचाया जा सकता है, फिर भी आपको उन स्थितियों के लिए माफी माँगने की पहल करनी चाहिए। यहाँ एक उदाहरण है:

यह उत्तर आदर्श से कम अनुभव के लिए माफी मांगता है और उन्हें बताता है कि उन्होंने इसे अपनी ग्राहक संतुष्टि प्रक्रिया में सुधार करने के लिए माना है - भले ही इसका मतलब उस ग्राहक को वापस नहीं जीतना हो।

क्या लें: हर माफ़ी को केवल परेशान ग्राहकों से दोबारा जुड़ने के अवसर के रूप में न देखें। यहां तक कि अगर कोई वापस नहीं आ रहा है, तो ग्राहक की प्रतिक्रिया को गंभीरता से लें ताकि आप बाद में समस्या को दोबारा होने से रोक सकें। ग्राहक को यह बताना कि उनका अनुभव आपके लिए महत्वपूर्ण है, आपको उस व्यक्ति के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने में मदद मिल सकती है।

ग्राहक को माफी पत्र लिखने का टेम्पलेट | A Template for Writing an Apology Letter to a Client in Hindi

एक टेम्प्लेट होने से आपको जल्दी और आसानी से माफी पत्र बनाने में मदद मिल सकती है, और यह सुनिश्चित हो सकता है कि आपकी पूरी टीम ग्राहकों के साथ मुद्दों को हल करते समय एक ही संदेश का उपयोग कर रही है।

आपको एक माफी पत्र बनाना शुरू करने में मदद करने के लिए जो विश्वास के पुनर्निर्माण और ग्राहक संबंधों को बेहतर बनाने में मदद करता है, बस इस टेम्पलेट में रिक्त स्थान भरें।

प्रिय [ग्राहक का नाम], [मुद्दे] के कारण आपको हुई किसी भी असुविधा के लिए हम ईमानदारी से क्षमा चाहते हैं। [आपकी कंपनी का नाम] में, हम ग्राहकों की संतुष्टि को प्राथमिकता देते हैं और यह सुनिश्चित करने से कम कुछ भी स्वीकार्य नहीं है कि आप पूरी तरह से खुश हैं।

यह समस्या [तर्क (गलत संचार, दोषपूर्ण तकनीक, आदि)] के कारण हुई थी, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि ऐसा दोबारा न हो, हम सुधार के लिए निम्नलिखित कदम उठा रहे हैं [किए जा रहे परिवर्तनों की सूची (निर्देशात्मक बैठकें, नई रूपरेखा और चक्र) , वगैरह।)]।

हम आपको [ऑफर] भी प्रदान करने जा रहे हैं। हमें उम्मीद है कि यह हमारी निगरानी पूरी कर सकता है।

हम एक ग्राहक के रूप में आपका सम्मान करते हैं और अपने व्यवसाय के बारे में हम पर भरोसा करने के लिए आपको धन्यवाद देते हैं। यदि इस स्थिति को बेहतर बनाने के लिए हम कुछ भी कर सकते हैं, तो कृपया हमें बताएं।

धन्यवाद,

[कंपनी प्रतिनिधि का नाम]

हालाँकि यह शुरुआत करने के लिए एक शानदार जगह है, लेकिन संदेश को अपना बनाना सुनिश्चित करें! अपनी आवाज़ के प्रति सच्चे रहें (जैसा कि हमने केएफसी उदाहरण में देखा) और ऐसे संकल्प पेश करें जो आपको लगता है कि आपके दर्शकों के साथ अच्छी तरह से फिट होंगे। यह जानने से कि गलती होने के बाद आपके ग्राहकों की अपेक्षाएँ और ज़रूरतें क्या हो सकती हैं, आपको उनके अच्छे पक्ष में वापस आने में मदद मिल सकती है।

ग्राहकों को माफी पत्र लिखना कठिन नहीं है

माफ़ी मांगना एक ऐसा कौशल है जिसके लिए बहुत अधिक अभ्यास की आवश्यकता होती है, लेकिन सौभाग्य से, जितना अधिक आप ऐसा करते हैं, यह उतना ही अधिक स्वाभाविक हो जाता है। हालाँकि हम हमेशा यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हम यथासंभव अधिक से अधिक गलतियाँ होने से रोकें, यह जानना कि जब कुछ अनिवार्य रूप से गलत हो जाता है तो क्या करना है या क्या कहना है, स्थिति को बहुत कम कठिन बना सकता है।